Data e sede
La data, già fissata per l'Assemblea, è dal pomeriggio dell'11 giugno 1973 alle ore 12 del 16 giugno.
In considerazione di alcune difficoltà tecnico-organizzative, che si sono riscontrate nella sede tradizionale della Domus Mariae, l'Assemblea sarà tenuta nell'Aula Sinodale. Le Superiori Autorità si sono mostrate pienamente e lietamente disponibili alla concessione dell'Aula, insieme con tutte le annesse attrezzature tecniche.
Tale sede offrirà notevoli vantaggi:
a) per la dignità, la riservatezza, il silenzio e l'isolamento dell'ambiente;
b) per la facilità dell'accesso;
c) per la decorosa ordinata sistemazione e possibilità di lavoro dei singoli membri dell'Assemblea, con posto precedentemente assegnato;
d) per la perfetta attrezzatura tecnico-audiovisiva.
Vi sono anche talune difficoltà (numero dei posti, sufficiente, ma limitato; mancanza di un vicino alloggio) che saranno, tuttavia, risolte.
Partecipanti
Oltre ai Membri della C.E.I., partecipanti di diritto all'Assemblea, vi prenderanno parte, a norma di Statuto, un certo numero di «invitati»; «Alle Assemblee plenarie – dice infatti lo Statuto all'art. 19 – possono essere invitati presbiteri, religiosi e laici, in casi determinati e con voto consultivo».
Il tema pastorale della prossima Assemblea suggerisce la più larga applicazione consentita della possibilità offerta dallo Statuto, sempre compatibilmente con il carattere specifico dell'Assemblea e con la concreta disponibilità di posti.
E' stato deciso, pertanto, di invitare le seguenti «categorie» per una adeguata rappresentanza delle varie componenti ecclesiali:
1 rappresentante del Consilium Conferentiarum Episcoporum Europae;
1 rappresentante della Conferenza Episcopale Francese; .
1 rappresentante della Conferenza Episcopale Spagnola;
1 rappresentante della Conferenza Episcopale Polacca;
1 rappresentante della Conferenza Episcopale Jugoslava;
19 presbiteri (delegati regionali per l'inchiesta socio-religiosa);
18 laici designati dalle Conferenze regionali (1 per ciascuna Regione ecclesiastica);
5 laici della Consulta Nazionale dell'Apostolato dei Laici, designati dalla Commissione per il Laicato;
6 membri (religiosi e religiose) del Comitato misto Vescovi-Religiosi;
5 religiosi membri della Giunta centrale CISM;
6 religiosi Presidenti delle Commissioni CISM;
5 religiose membri della Presidenza USMI;
7 componenti il Gruppo di lavoro incaricato di preparare la bozza di documento;
3 responsabili dell'inchiesta socio-religiosa;
Altri esperti teologi, pastoralisti, liturgisti, designati dalle Commissioni episcopali.
Bozza di Lavoro
Parallelamente alla ricerca sodo-religiosa, si sta preparando da un apposito Gruppo di lavoro, sotto la responsabilità della Commissione per la Dottrina della Fede, la Liturgia, l'Educazione Cattolica, il Clero, il Laicato, una bozza di documento, che servirà da base di discussione e di studio per l'Assemblea.
Il Documento sarà inviato tempestivamente (fine di aprile) alle Conferenze Episcopali Regionali per uno studio preparatorio, insieme con note ed excursus teologico-pastorali che saranno richiesti ad alcune facoltà o centri di ricerca teologica.
Relazioni
Saranno tenute due relazioni fondamentali: una generale (Evangelizzazione e Sacramenti), l'altra più specificamente pastorale e circoscritta (l'Evangelizzazione e i Sacramenti della Iniziazione Cristiana). Per l'una e l'altra relazione il Consiglio Permanente ha dato incarico alla Presidenza di scegliere i Vescovi relatori.
Saranno fatte anche due comunicazioni: a) sulla ricerca socio-religiosa; b) sulla ricerca teologico-pastorale. Queste verranno affidate ai responsabili dei rispettivi gruppi di lavoro.
Le relazioni e le comunicazioni saranno distribuite nei giorni dell'Assemblea, in modo da consentire una riunione plenaria ogni mattina, seguita dai gruppi di studio.
I relatori, insieme con i rispettivi gruppi di esperti, avranno l'incarico della elaborazione del Documento conclusivo.
Celebrazioni liturgiche
La Giunta per il Regolamento ha approntato un primo progetto per le celebrazioni liturgiche della Assemblea.
La Commissione per la Liturgia è incaricata di esaminarlo ed approvarlo; la stessa Commissione, tramite l'Ufficio Liturgico, ne curerà l'esecuzione.
Ufficio Informazioni
Per attuare quanto già deliberato circa le informazioni da dare ai giornalisti, la Presidenza ha l'incarico di designare almeno quattro Vescovi che siano autorizzati a tenere rapporti con la stampa e altri i strumenti di comunicazione sociale.
Sessione riservata ai soli Vescovi
E' prevista una sessione riservata ai soli Vescovi, per la trattazione di argomenti riservati e per adempienze Statutarie (v.g. elezione della Commissione per la Famiglia).
